Đại dịch đã nhiều lần làm gián đoạn công việc của các nhóm kế toán và tài chính, nhiều nơi buộc phải làm việc từ xa, và điều đó thúc đẩy họ về việc kiểm tra lại cách sử dụng công nghệ đám mây để đảm bảo các báo cáo tài chính trong tương lai.

Một báo cáo do Hiệp hội Kế toán Quản trị Hoa Kỳ IMA và Công ty Công nghệ Tài chính Workiva khi khảo sát khoảng 200 chuyên gia báo cáo tài chính đã phát hiện ra rằng, trước đại dịch, các tổ chức của họ đặt mức độ ưu tiên khá thấp vào các giải pháp báo cáo tài chính dựa trên công nghệ. 2/3 cho thấy họ đứng sau các nhóm nội bộ khác trong việc cạnh tranh nguồn lực. Khoảng 30% số người được hỏi bày tỏ sự quan tâm đến một giải pháp dựa trên công nghệ cho các hoạt động khác nhau xung quanh việc lập hồ sơ các quy trình xem xét quản lý và các lĩnh vực đánh giá. Khoảng 1/5 người được hỏi cho biết, họ đã thay đổi mức độ ưu tiên hoặc ngân sách cho các giải pháp báo cáo doanh nghiệp dựa trên công nghệ cho năm 2021 và giai đoạn sau đại dịch. Điều này thúc đẩy việc xem xét lại cách sử dụng công nghệ đám mây để đảm bảo các báo cáo tài chính trong tương lai.

Đại dịch đã dấy lên xu hướng làm việc tại nhà vào năm ngoái, và trong đó bao gồm cả bộ phận kế toán. Trong khi nhiều nhân viên đã trở lại văn phòng của họ tại nhiều tổ chức, những người khác vẫn tiếp tục làm công việc của họ từ xa. Bất chấp những thách thức ban đầu, công nghệ từ xa hầu hết đã giúp nhân viên kế toán và tài chính làm việc tại nhà một cách an toàn, nhưng nó cũng đặt ra câu hỏi liệu các công ty có nên tiếp tục dựa vào công nghệ đám mây sau khi đại dịch lắng xuống hay không.

Shari Littan, Giám đốc Nghiên cứu Báo cáo Doanh nghiệp và Chính sách tại IMA cho biết: “Những gì chúng tôi phát hiện ra là, không chỉ với những thông tin giai thoại mà chúng tôi đã nghe, là các nhóm báo cáo tài chính có thể hoàn thành công việc trong thời kỳ đại dịch. Người đồng tác giả báo cáo. “Họ cảm thấy rằng họ có đầy đủ công cụ cho một số lĩnh vực khó khăn hơn những lĩnh vực khác. Hàng tồn kho là một trong số đó. Đánh giá doanh thu là một việc khác. Nhưng nhìn chung, họ cảm thấy rằng họ có thể hoàn thành công việc. Điều chúng tôi muốn biết là điều này có làm thay đổi phong trào của bạn đối với việc áp dụng các giải pháp nhẹ nhàng và hiệu quả hơn không? Và những gì chúng tôi nhận thấy là có cảm giác mong muốn nhiều hơn.”

Những người trả lời khảo sát dường như thích các hệ thống mới cho hai lĩnh vực: kiểm soát quyền sở hữu và kế thừa, và đánh giá kỳ vọng doanh thu. Littan cho biết: “Phần kế thừa thực sự là nơi chúng tôi thực sự nhận thấy một số sự quan tâm. Một điều mà nền tảng dựa trên đám mây hoặc nền tảng cộng tác có thể làm là tự động chỉ định ai sẽ giám sát cái gì và ai là người chỉ huy thứ hai, một người khác có thể bước vào nếu người đó không có mặt bởi vì trong đại dịch, nhiều thứ đang thay đổi nhanh chóng.”

Những người tham gia khảo sát từ các công ty tư nhân bày tỏ sự quan tâm nhiều hơn đến các hệ thống cho các quy trình kế toán yêu cầu ước tính và phân loại dữ liệu.

Littan nói: “Khi bạn cần truy cập dữ liệu kinh tế, mọi thứ đang thay đổi rất nhanh và bạn phải phụ thuộc vào các ước tính dựa trên phán đoán trong môi trường đại dịch. Hoặc nếu có những sự kiện khí hậu như chúng tôi đã thấy ở Texas làm gián đoạn quá trình, mọi thứ đang diễn ra quá nhanh và bạn phải có dữ liệu phù hợp cho một quyết định đang được đánh giá. Tốt hơn là nên có các công cụ hơn là đi ra ngoài và tìm dữ liệu phù hợp, loại bỏ nó, bởi vì chúng tôi đang xử lý dữ liệu phi cấu trúc để xây dựng báo cáo. Trong trường hợp xảy ra đại dịch hoặc sự kiện thời tiết lớn, bạn có thể phải đối mặt với những ẩn số. Bạn không có đủ dữ liệu. Bạn không có đủ thông tin. Bạn không thể so sánh với năm trước. Một số ước tính của bạn phải được suy nghĩ lại từ đầu.”

Các nhóm kế toán và tài chính ngày càng cần phải đánh giá những thông tin như vậy, bao gồm cả các báo cáo về môi trường, xã hội và quản trị.

Littan nói: “Vẫn có cảm giác ở các công ty rằng công nghệ cho các nhóm báo cáo tài chính và kế toán của họ ít được ưu tiên hơn các giải pháp công nghệ khác trong công ty. Tuy nhiên, điều đó đang xảy ra cùng lúc với việc chúng tôi yêu cầu báo cáo nhiều hơn, chẳng hạn như trên ESG, nhiều thông tin hơn và nhiều nhóm hơn đang làm việc từ xa”.

Công nghệ đám mây có thể giúp kế toán đáp ứng những nhu cầu đó nhanh chóng hơn. Littan nói: “Một trong những điều chúng tôi tập trung vào IMA đối với những người đứng về phía công ty chuẩn bị là nhu cầu về thời gian của chuyên gia. Chúng tôi nghe thấy hàng ngày họ muốn tham gia nhiều hơn, thậm chí nhiều hơn hiện tại, vào chiến lược, lập kế hoạch và quản lý nhân tài, trong việc phát triển mô hình kinh doanh, tất cả những thứ khác mà chúng tôi muốn các chuyên gia kế toán và tài chính có thể nhưng họ đang dành rất nhiều thời gian để tuân thủ và chỉ nhận báo cáo trong khi có các giải pháp cho họ. "

Các hệ thống dựa trên đám mây cũng có thể trợ giúp quy trình làm việc khi xây dựng và xem xét báo cáo. Littan cho biết: “Khi bạn đang sử dụng loại phần mềm này, các yêu cầu báo cáo được tích hợp sẵn hoặc chúng có thể được sắp xếp và so sánh, vì vậy, nó loại bỏ việc cắt và dán”.

“Điều mà nó cũng có thể hữu ích là quá trình giám sát và xem xét của ban quản lý đối với các bước cuối cùng của báo cáo bởi vì nếu bạn đang sử dụng hệ thống đó, nó sẽ ghi lại những người đã xem xét các tài liệu và thông tin nhất định để đăng nhập vào các khía cạnh khác nhau của báo cáo, và nó sẽ ghi lại điều đó. Điều đó có thể thực sự hữu ích trong quá trình thực hiện nếu có bao giờ nhìn lại cách các quyết định nhất định đã được đưa ra, đánh giá là gì, giám sát là gì. Điều đó được bảo toàn. Một khía cạnh hữu ích khác khi mọi người đang làm việc từ xa là bạn không có tài liệu thực tế để đăng ký. Bạn không muốn tài liệu nằm trên máy tính của 10 người khác nhau và các phiên bản khác nhau của họ. Nền tảng có thể giúp phân công những việc này, vì vậy nó có thể giúp đạt được hiệu quả. "

Công nghệ đám mây có thể gặp nhiều thách thức từ quan điểm an ninh mạng và có thể khó khăn trong môi trường từ xa để có các biện pháp kiểm soát nội bộ phù hợp cũng như việc quản lý giám sát và xem xét khi nhiều nhân viên làm việc từ xa. Nhưng nhìn chung, nó đã được chứng minh là vô giá đối với các tổ chức buộc phải hoạt động từ xa trong môi trường đã tồn tại lâu đời của đại dịch này.

Nguồn: accountingtoday